Virtuelle Zusammenarbeit braucht effiziente digitale Prozesse

10. März 2021

Teams und Business Apps digitalisieren Arbeitsprozesse und verbessern die Employee Experience. Entscheidend ist, ineffiziente Strukturen neu zu denken, um resiliente, virtuelle Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Virtuelle Zusammenarbeit entfaltet ihre Wirkung nur mit klaren und effizienten Prozessen. Mit diesem Beitrag möchte ich zeigen, wie Technologie und Organisation Hand in Hand wirken können – im Einklang mit meinem Anspruch: Menschen bewegen. Technologie entfalten.

Ein neuer Artikel von mir auf der Campana & Schott Webseite.

Microsoft Teams und Business Apps digitalisieren nicht nur Arbeitsprozesse. Die Tools verbessern auch die Employee Experience im Homeoffice. Unternehmen müssen prüfen, wie sie virtuelle Zusammenarbeit gezielt fördern können.

Sind Ihre Mitarbeitenden prozessual gut aufgestellt für einen resilienten und effizienten Austausch?

Viele Bereichsleiter:innen mit Budgetverantwortung kennen es: Rechnungen kommen per Mail oder Post mit der Bitte um Freigabe. Genau hier beginnt oft die Ineffizienz. Papierrechnungen bleiben im Postfach oder auf dem Schreibtisch liegen – und in Zeiten der Pandemie im verwaisten Büro. Zur Freigabe müssen Führungskräfte jedes Mal eine zentrale Excel-Tabelle öffnen, um den verbleibenden Budgetrahmen zu prüfen. Oftmals gespickt mit berüchtigten Verweisen, Pivot-Tabellen und VBA-Makros – und entsprechend langsam. Wertvolle Zeit geht verloren.

Gerade Excel ist hier der Knackpunkt. Es ist die meistgenutzte Anwendung für Geschäftsprozesse im Unternehmen. Doch in der Praxis zeigen sich Schwächen: Es existiert nur eine Datei, die jeweils nur von einer Person geöffnet und bearbeitet werden kann. Paralleler Zugriff? Nicht empfehlenswert! Auch Datenpflege, Dateigrößen und Skalierbarkeit stellen wachsende Herausforderungen dar. Spätestens jetzt ist ein Umdenken bei Prozessen und Business Applications erforderlich. Langfristig werden solche „Eigenanwendungen“ unwartbar und bergen ein hohes Risiko für kritische Abläufe.

Prozesse verschlanken und automatisieren

Unternehmen sollten zunächst einzelne Prozesse hinterfragen: Ist dieser Ablauf nötig oder überflüssig? Lässt er sich vereinfachen, verkürzen oder sogar automatisieren? Erstaunlich oft haben sich Prozesse historisch entwickelt und werden mitgeschleppt, obwohl sie keinen echten Nutzen mehr bringen. „Das war schon immer so“ ist längst kein Argument mehr.

Um Prozesse zu digitalisieren, braucht es nicht immer eine große, teure Lösung. Es gibt viele pragmatische Ansätze:

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