Versuchungen, die zu Konflikten im Ressourcenmanagement führen

13. März 2012

Kleine Kommunikationsfallen und fehlende Transparenz in der Ressourcenplanung führen oft zu Konflikten und teuren Überlastungen in Projekten.

Ich teile diesen Beitrag, weil Transparenz im Ressourcenmanagement entscheidend ist, um Konflikte zu vermeiden, Risiken zu reduzieren und Teams erfolgreich zusammenarbeiten zu lassen.

Beispiel einer Überlastung im Ressourcenmanagement

Der Chaos Report der Standish Group von 2009 stellt fest, dass 68 % aller Projekte nicht erfolgreich sind. Nach meinen jüngsten Erfahrungen und eigenen Recherchen ist ein entscheidender Erfolgsfaktor, die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit einzuplanen.

Dieser Artikel zeigt, wie einfache Versuchungen in der Kommunikation zusammen mit fehlender Transparenz zu falschen Ressourcenzuweisungen führen.

Ein Beispiel: Der Projektleiter spricht zuerst mit der Ressource selbst und danach mit der Abteilungsleitung. Die Folgen sehen wir gleich im Detail.

1. Projektleiter fragt Ressource nach Kapazität

Der Projektleiter fragt nach 2–3 Monaten. Die Ressource bestätigt spontan – es gibt viele Gründe dafür. Auf der Kommunikationsebene: Adam hört „2 Monate“ (Sender-Empfänger-Problem). Da das grundsätzlich passt, bestätigt er einfach.

2. Projektleiter fragt Abteilungsleitung nach Freigabe

Die Abteilungsleitung ist irritiert, dass scheinbar schon alles geklärt ist, und stimmt zu. Die Bestätigung läuft per E-Mail in getrennten Systemen.

3. Analyse

Der resultierende Plan: Juni und Juli sind unkritisch. Erste Probleme entstehen im August und September, wenn die Ressource im Urlaub ist. Ergebnis: Überlastung von ca. 20 %.

Einige Wochen später: Projekt A benötigt 25 % mehr Aufwand, Projekt B wird nicht rechtzeitig fertig (sollte im Juli abgeschlossen sein). Neue Lage: Überlastung bei ca. 50 %.

Ohne diese Transparenz stellt sich die Frage: Wer priorisiert? Meistens die Ressource selbst – und zwar nach persönlicher Vorliebe. Das Risiko: nicht die Arbeit mit dem größten Nutzen fürs Unternehmen. Oder anders gesagt: Fehlende Transparenz verbrennt Geld.

Das ist nur ein Beispiel für Probleme durch Kommunikation und fehlende Transparenz. Ich habe solche Situationen mehrfach erlebt, teilweise noch gravierender. Mit einem gemeinsamen Verständnis können wir nun diskutieren, wie man sie vermeidet. Im nächsten Beitrag geht es um Wege zu mehr Transparenz.

Wenn Dich das Thema interessiert: Besuche meine Session auf der Microsoft Project Conference (#mspc12) in Phoenix, 20.–22. März (Abstract zur Session #pc309).

Ingo Meironke, PMP – Manager bei Campana & Schott - @meiroTweet