5 wichtige Planungsaufgaben für Programme in Matrixorganisationen

5. April 2012

Matrixorganisationen vereinen Programm- und Abteilungsleiter:innen mit oft gegensätzlichen Zielen. Diese 5 Aufgaben pro Rolle helfen, Risiken zu vermeiden und Programme erfolgreich zu steuern.

Ich habe diesen Beitrag geschrieben, weil klare Rollen und strukturierte Aufgaben in Matrixorganisationen entscheidend sind – sie schaffen Orientierung und reduzieren Reibungsverluste zwischen den Interessen.

Matrixorganisationen mit starker Linienorganisation, die Programme durchführen, haben zwei Schlüsselrollen: Programm- und Abteilungsleiter:innen. Beide verfolgen unterschiedliche Ziele. Der Programmleiter achtet auf Zeit, Budget und Qualität – der Abteilungsleiter auf Profitabilität, Teamführung und Unternehmensstrategie.

Dieser Artikel zeigt, wie sich Risiken im Programmmanagement reduzieren lassen – mit den 5 wichtigsten Aufgaben für jede Rolle. Bevor wir ins Detail gehen, eine Übersicht der Ziele im operativen Programmmanagement:

Der Programmleiter konzentriert sich auf die Terminplanung – die Hauptaufgabe der Abteilungsleitung ist das Ressourcenmanagement. Nun zu den Details…

Programmleitung

1. WBS inkl. Arbeitspaketen erstellen: Alle Aufgaben einplanen, neue ergänzen, keine vergessen
2. Ablauf und Abhängigkeiten planen: Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen setzen, Aufgaben in der richtigen Reihenfolge terminieren
3. Pufferzeit einplanen: „Der Projektplan gilt nur bis zum Projektstart“ – Puffer verhindern, dass gleich das ganze Projekt verschoben wird
4. Controlling-Maßnahmen etablieren: Deadlines als Frühwarnindikatoren setzen – Abweichungen werden sofort sichtbar, proaktives Handeln wird möglich
5. Zuständige Abteilung zuordnen: Arbeitspakete an Abteilungen delegieren, Verantwortliche informieren, nach dem Highlander-Prinzip (nur eine Zuständigkeit je Arbeitspaket)

Abteilungsleitung

1. Aufgaben übernehmen: Aufgaben für die Abteilung entgegennehmen, in die eigene Planung übernehmen, ggf. aufsplitten und Abhängigkeiten setzen
2. Ressourcen zuordnen: Verantwortliche Personen einplanen, die die Aufgaben erledigen
3. Kapazitäten prüfen: Urlaube, Feiertage, Abwesenheiten, Tagesgeschäft und Unsicherheiten berücksichtigen
4. Ressourcenkonflikte lösen: Überlasten vermeiden durch Dauer verlängern, mehr Ressourcen einsetzen, Umfang anpassen
5. Rückmeldung ans Programm geben: Ergebnisse der Ressourcenplanung und den Zeitplan prüfen und Feedback geben

Wenn beide Rollen diesen 5er-Kanon befolgen, werden viele Risiken und Fallstricke von vornherein vermieden.

Der entscheidende Erfolgsfaktor ist der Informationsaustausch zwischen beiden Rollen. Ohne Kommunikation entstehen zwei unabhängige Planungsplattformen – jede erzählt ihre eigene Geschichte.

Als Nächstes: In die Rolle des Programmplaners schlüpfen und sehen, wie Programme gesteuert und kontrolliert werden können.

Ingo Meironke, PMP – Manager bei Campana & Schott - @meiroTweet